Facturación electrónica lista para la autoridad fiscal, integrada a su sistema o incluida en nuestro ERP

El problema que resolvemos

Un DTE (Documento Tributario Electrónico) es la factura, el comprobante de crédito fiscal o la nota de crédito que su empresa ya conoce, pero en formato electrónico: se construye como un archivo con estructura exacta, se firma electrónicamente, se envía a la autoridad fiscal y solo tiene validez cuando esta devuelve el sello de recepción. Después hay que entregarlo al cliente, conservarlo y, si hubo un error, invalidarlo dentro del plazo.

Lo que vemos en las empresas que nos contactan:

• Rechazos que nadie entiende. La autoridad fiscal responde con mensajes técnicos (“valor no permitido en el campo tributos/0”) y el equipo de facturación no sabe qué corregir.
• Cuando el servicio de la autoridad fiscal no responde, la venta se detiene. Sin un modo de contingencia bien implementado, la caja se para y los documentos se pierden o quedan en un estado indefinido.
• Un facturador desconectado de la contabilidad. Se emite en un sistema y se vuelve a digitar en otro; los cierres se atrasan y las diferencias aparecen al final del mes.
• Un proveedor extranjero que no contesta. Cuando la autoridad fiscal cambia una regla, el tiquete de soporte tarda semanas.
• El reloj de los cambios normativos. Cada nueva versión de la norma trae estructuras, campos y plazos nuevos, y una fecha a partir de la cual la versión anterior deja de ser válida. Cuando se anuncia, suelen faltar semanas, no meses.

Qué incluye el servicio

Ofrecemos la facturación electrónica de tres maneras:

A. Integrada a su sistema actual

Usted sigue facturando desde su ERP, su sistema de punto de venta o su sistema a la medida. Nosotros nos encargamos de todo lo que ocurre entre su sistema y la autoridad fiscal:

• Construcción del documento conforme a los esquemas oficiales vigentes, con validación previa al envío para que el rechazo lo detectemos nosotros, no la autoridad fiscal.
• Cálculo de totales, tributos, retenciones y descuentos según las reglas de la normativa fiscal: su sistema solo envía las líneas de venta, el receptor y la forma de pago.
• Firma electrónica y transmisión con sello de recepción en la misma respuesta.
• Número de control y correlativos por establecimiento y punto de venta, tal como están registrados ante la autoridad fiscal.
• Versión legible en PDF con código QR y envío automático por correo al receptor, con registro de si el correo fue enviado o rebotó.
• Invalidación con control de plazos por tipo de documento, y contingencia con retransmisión cuando el servicio de la autoridad fiscal no está disponible.
• Acompañamiento en el ambiente de pruebas de la autoridad fiscal y paso a producción.

B. Incluida de fábrica en SmartMetricsCore

Si además necesita inventario, compras, cuentas por cobrar y contabilidad, nuestro ERP trae la facturación electrónica integrada: no es un módulo de terceros pegado al sistema. Cada factura emitida queda registrada en la contabilidad sin doble digitación. → Conozca el ERP: /erp/

C. Plataforma DTE por suscripción (API y portal)

Para empresas e integradores que necesitan conectar su propio sistema mediante una interfaz en línea, estamos construyendo nuestra plataforma de facturación electrónica como servicio:

• API REST con ambiente de pruebas (sandbox) conectado al ambiente de pruebas de la autoridad fiscal y un modo de validación que revisa el documento sin emitirlo ni consumir correlativos.
• Errores traducidos: en lugar del mensaje crudo de la autoridad fiscal, el campo exacto, la explicación en español y la corrección sugerida.
• Contingencia automática: si el servicio de la autoridad fiscal tarda o está caído, el documento no se pierde; se emite en contingencia y se regulariza solo cuando el servicio vuelve. Su sistema recibe el resultado por notificación (webhook).
• Portal de seguimiento y consulta con usuarios propios por rol (administrador, gestor, operador, solo consulta): tablero de emitidos, certificados y rechazados; búsqueda por cualquier identificador, incluida la referencia de su propio sistema; descarga individual y masiva; reenvío de correo; invalidación asistida.
• Resguardo de los DTE por 10 años, con verificación periódica de integridad y exportación completa en formato abierto cuando usted lo pida. Sin cautiverio de datos.
• Suscripción mensual transparente: plan base con una bolsa de DTE incluidos y un costo por documento excedente. El precio depende de la cantidad de documentos, no del monto facturado. Una cuenta nunca pierde el acceso de consulta y descarga de sus documentos.

Tipos de DTE

Hoy emitimos en producción Factura, Comprobante de Crédito Fiscal, Nota de Crédito y Nota de Débito, además de los eventos de invalidación y contingencia. El catálogo oficial vigente incluye además Nota de Remisión, Comprobante de Retención, Comprobante de Liquidación, Documento Contable de Liquidación, Factura de Exportación, Factura de Sujeto Excluido y Comprobante de Donación, así como los eventos que cada versión de la norma incorpora (por ejemplo, devoluciones sobre facturas ya emitidas y reportes de operaciones especiales). Los implementamos según la actividad económica de cada cliente.

Preparados para cada cambio normativo

La facturación electrónica no es un proyecto que se termina: la autoridad fiscal actualiza periódicamente los esquemas de los documentos, los catálogos, los eventos y los plazos, y fija una fecha a partir de la cual la versión anterior deja de ser válida. Para quien factura con un sistema propio o con el de un proveedor, cada actualización obliga a revisar documento por documento. Esto es lo que hacemos cuando cambia la norma:

• Vigilancia normativa. Seguimos los comunicados y la documentación técnica de la autoridad fiscal y le avisamos con anticipación qué cambia y qué le afecta: campos nuevos u obligatorios en las direcciones, separación entre fecha de generación y fecha de transmisión, nuevos plazos de invalidación o de entrega al receptor, nuevos eventos.
• Actualización de esquemas y catálogos. Construimos cada versión directamente sobre los esquemas y catálogos oficiales (incluidos los territoriales y de tributos), con validación previa al envío.
• Nuevos documentos y eventos. Si la norma incorpora un tipo de documento o un evento nuevo (devoluciones sobre facturas emitidas, reportes periódicos de operaciones especiales, transmisión diferida), lo implementamos como parte del alcance, con control de los plazos que apliquen.
• Pruebas de certificación. Ejecutamos la batería de pruebas que la autoridad fiscal exige para cada versión y documentamos las evidencias antes de pasar a producción.
• Datos de sus clientes y sucursales. Cuando el cambio obliga a completar información (por ejemplo, un nuevo nivel en la dirección del receptor), le entregamos el listado de registros por corregir y ayudamos con la carga masiva.
• Alta disponibilidad y recuperación. Operación monitoreada, respaldos y plan de recuperación probados, porque las normas recientes exigen a la plataforma del emisor disponibilidad, no solo formato.
• Actualización por cambio de versión incluida en el soporte.

Cómo trabajamos

1. Diagnóstico (1 semana). Revisamos su sistema actual, sus tipos de documento, sucursales y volumen mensual. Le decimos qué hace falta y cuánto toma.
2. Integración en ambiente de pruebas (2 a 4 semanas). Conectamos su sistema o configuramos el ERP, cargamos su certificado y credenciales de pruebas y afinamos el mapeo con el modo de validación hasta que la autoridad fiscal acepte cada tipo de documento.
3. Pruebas de certificación y paso a producción (1 a 2 semanas). Ejecutamos la batería de pruebas que exige la autoridad fiscal por tipo de documento, documentamos las evidencias, capacitamos a su equipo de facturación y activamos las credenciales productivas.
4. Operación asistida y soporte. Las primeras semanas monitoreamos su tasa de rechazo y ajustamos. Después, soporte continuo y actualización ante cada cambio normativo.

Duración típica de un proyecto de integración: 6 a 8 semanas, según la disponibilidad de su equipo técnico y los tiempos de la autoridad fiscal para la autorización productiva.

Para quién es

• Empresas que facturan desde un sistema propio o un ERP y necesitan emitir DTE sin cambiar de sistema, o adaptarse a una nueva versión de la norma antes de los plazos que fija la autoridad fiscal.
• PyMEs y empresas medianas que quieren facturación electrónica integrada con inventario y contabilidad, no un facturador aparte.
• Microfinancieras y cooperativas que emiten documentos fiscales desde caja y necesitan que queden contabilizados. → /software-para-microfinancieras/
• Casas de software e integradores que atienden clientes en la región y prefieren conectar una API probada en lugar de construir la integración con la autoridad fiscal desde cero.
• Empresas con alto monto y bajo volumen de documentos, para las que un cobro por documento resulta más razonable que uno por monto facturado.